1、設定一個專門的、詳細的日程安排
通常，會議會設定一個主題，希望交流都是有關這個主題的。這也導致了一場永遠不會結束的開放性討論。建議在會議開始前，準備一頁日程，上面有要討論項目的 幾個簡單要點。最佳實踐是為一個公司或者部門創建一個會議日程模版。這樣一來，安排會議的任何人可以快速、用統一的模式創建一個會議日程。
在會議的開始，這個日程應該被快速討論和認定。當團隊的需要超過嚴格執行日程的需要時，人們要有一定的靈活性來調整這個日程。每一個討論都要有一定的時間限制。你也會驚訝幾乎每次討論都在時間框架內完成，因為人們會組織他們的談話，限制在被允許的時間范圍內。
當你在預定的時間結束前1-2分鐘，給一個提示。
2、只邀請你真正需要的人參加
你想象，如果一個會議要公司6個高層執行者參加，將花費公司每小時上百美元。如果會上只有最多兩個人參與更多交流，那么大多數前等于扔到馬桶里。相應地，沒有參與到交流的人會有嚴重的受挫感，并且生氣他們的時間被浪費。
建議在給會議做日程時，只是列上每個這個項目絕對需要參加的人。如果不是每個人需要參加所有日程討論，安排討論使他們可以和最有可能的人，允許他們名字不在其上的人離開。通過這樣的方法，他們將被激勵使自己的談話盡量縮短，也可以讓他們盡快返回工作。
3、創建一個結構化的結束
很多時候人們為了保證在規定時間內完成既定動作，總是會將原訂的時間適當縮短一些，因為他們知道人們總喜歡拖堂。
建議安排一種結束流程，在接近結束的時候，用一些有標志性的問題來結束會議。比如，用一句話表述，你今天在這個會議的最大收獲是什么?用一句話，什么是你認為下次會議要討論的主題?用一個詞或者短語，描述你對這個會議有怎樣的感受?
通過設立這樣的結束架構，你會對與會者心理設定一個會議結束的期望，包裝是簡單的。在一個團隊設置里，無論誰負責這個會議都能指導同樣的流程，并為將來的日程項目做筆記。要提早退席的人在離開之前，可以花兩分鐘進行分享。
建立一個高效的會議不難，但是需要花一些規劃，愿意讓你的同事都參與。進行討論的最好時間是當你在下次馬拉松會議上看到他們沮喪的表情。